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关于移交2016年度档案材料的通知
2017-03-02   审核人:   (浏览:)

各直属部门:

为确保4166.com档案材料收集的完整和及时,根据学校档案工作安排,党政办公室决定于2017年4月15日起,开始接收各部门2016年度档案材料(教学院<部>为2017年应届毕业生成绩表和毕业生合影照片),请各部门按要求提前做好档案材料的预立卷工作,具体有关事项通知如下:

一、归档范围

1.2016年1月1日至12月31日期间,学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。

各单位文件材料归档范围请参照《4166.com|金沙www.i4066.com【金沙国际娱乐总站】档案管理办法》《4166.com|金沙www.i4066.com【金沙国际娱乐总站】文件材料归档流程》《4166.com|金沙www.i4066.com【金沙国际娱乐总站】综合档案实体分类方案》等文件精神整理归档。

2.归档的文件材料纸质载体请参照《4166.com|金沙www.i4066.com【金沙国际娱乐总站】各类归档文件材料载体使用要求及书写规范》,其它载体如照片、光盘、电子文件材料等应随纸质文件材料一同归档。

二、归档要求

1.各部门要加强本部门归档工作的领导,兼职档案员要切实履行自己的工作职责,负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作,保证归档文件材料收集齐全完整,并按时移交学校综合档案室。任何部门和个人不得据为己有。

2.凡各部门产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供相关材料。

3.文件类的归档材料归档时注意:校内发文要有红头文件正文、底稿、发文处理签、附件等。底稿及发文处理签不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料;发文处理签应有领导签字,底稿落款处应加盖公章;正文上的落款处须盖发文单位的公章。

4.向上级请示类的文件如已批复,必须提供相关上报申请材料,如职能部门和院(部)联合办理的,由职能部门归档相关材料;如无批复,归档时请给予说明。上级来文需要办理并上报相关材料的,要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料,以册(本)为单位移交。

5.每年应届毕业生成绩表于当年10月底之前向综合档案室移交,在经教务处等主管部门审核、用印后,直接由兼职档案员整理后移交综合档案室。出国学生的成绩原则上由院(部)向对外合作与交流办公室催要之后一起归档。特别注意:自2016年毕业生开始,学籍异动学生的成绩表也必须在原班级打印归档,各院(部)兼职档案员在移交毕业生成绩单时请逐一审查学生学籍异动和成绩单打印情况,所有打印的毕业生成绩单以及加盖的公章必须清晰明了,否则综合档案室不予接收。

6.立卷归档的材料必须是原件,复印件原则上不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚,因不得已使用传真纸打印的文件等必须进行复印。

7.归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

8.移交的归档材料左边装订处要预留25mm左右的装订线。

9.归档的照片档案须标明事由(事件)及时间;归档的电子档案标明与纸质档案相符的标题及时间。

10.4166.com档案材料以卷为单位整理归档。请各部门兼职档案员在做好纸质档案整理的同时,务必将本单位形成的档案材料目录和档案材料一起移交归档。

11.各部门兼职档案员如有变更,请及时告知综合档案室进行报备。具体业务如不清楚,可随时与综合档案室联系。

三、档案的移交

1.归档时间

2017年5月31日前,各职能、教辅部门将本单位2016年文件材料整理完毕移交综合档案室。2017年10月31日前,各教学院(部)移交2017届应届毕业生成绩单及毕业生合影照片。2017年11月30日前,学生处移交2017届毕业生登记表和2017级新生登记表。

2.归档验收

移交档案时,交接双方当面检查,按文件归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

3.移交手续

归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单,清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

党政办公室

2017年3月2日

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